Archives

I. Qu'est-ce que les archives ?
II. Les archives de votre collectivité
III. Vous accompagner
IV. Votre commune compte moins de 2000 habitants
V. Mettre à disposition des ressources historiques et valoriser des archives
VI. Les Archives départementales
VIII. Le Service des archives communales et de l'Inventaire du patrimoine (SACIP)
IX. Contacts
Liens utiles

I. Qu'est-ce que les archives ?

Les archives sont les « documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (Code du Patrimoine, art. L211-1).

Le statut juridique d'archives ne s'applique donc pas seulement aux papiers anciens, mais également aux données numériques, aux fichiers audio et vidéo… même les plus récents.

Les archives font partie du domaine public mobilier (Code général de la propriété des personnes publiques, art. L2112-1 et L3111-1) et de ce fait sont imprescriptibles et inaliénables. Elles ne peuvent être ni cédées, ni vendues, ni détruites sans sortir préalablement du domaine public, par le biais du visa d'élimination.

II. Les archives de votre collectivité

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer elles-mêmes la conservation et la mise en valeur (Code du Patrimoine, art. L212-6 et L212-6-1).

L'exécutif de la collectivité, maire ou président, est le responsable juridique des archives.

Nécessaires à la bonne marche de la collectivité, les documents et données doivent être régulièrement identifiés, classés, rangés… sur des rayonnages ou sur le serveur.

Les destructions sont possibles après autorisation d'élimination délivrée par le Directeur des Archives départementales au nom de l'Etat, ce qui équivaut à la sortie du domaine public.

III. Vous accompagner

En corollaire des attributions exercées par le directeur des Archives départementales au nom de l'Etat, les Archives départementales accompagnent les collectivités par un dialogue au quotidien :

Visites sur place permettant un diagnostic de la situation sur :
- Locaux d'archives
- Etat du classement
- Etat matériel des archives historiques, reliures…

Conseils en matière d'aménagement et d'équipement de locaux d'archives :
- Méthodologie : phase conception, préparation de la planification
- Accompagnement dans la préparation du dossier de demande de subvention
- Mise à disposition des normes, de références de mobilier de conservation

Conseils méthodologiques sur :
- le classement des archives papier et électroniques
- la gestion matérielle lors de la préparation d'éliminations
- la rédaction des bordereaux d'élimination

Aide à la mutualisation de la fonction archives dans les EPCI

Le Conseil départemental du Val-d'Oise subventionne l'aide à la conservation des archives historiques
Télécharger notre fiche process : Aménagement et/ou équipement d'un local archives

IV. Votre commune compte moins de 2000 habitants

La loi prévoit le dépôt des archives historiques des communes de moins de 2 000 habitants aux Archives départementales. La commune demeure propriétaire de ses archives mais la conservation, le classement par des professionnels, et la mise en valeur sont assurées par le Conseil départemental.

L'opération de prise en charge des archives historiques en mairie est entièrement assurée par les agents départementaux. Les archives postérieures à 1945 restent sous la responsabilité de la collectivité. Par la suite, les recherches administratives restent possibles et la commune dispose d'un accès privilégié à ses fonds.

Les archives communales déposées bénéficient, dans le Val-d'Oise, lors du classement du fonds, de la numérisation intégrale des registres de délibérations et de documents remarquables, suivie par leur mise en ligne sur le site archives.valdoise.fr.

Par la mise à disposition du contenu détaillé du fonds, les archives communales déposées deviennent ainsi accessibles à tous les habitants.

V. Mettre à disposition des ressources historiques et valoriser des archives

Tous les fonds des Archives départementales du Val-d'Oise, une fois classés, sont ouverts à la consultation pour :

Servir à la justification des droits des administrés, des administrations et des collectivités,
Servir de sources à la recherche historique, ethnologique, sociologique….

Par le biais, entre autres, de :

Consultation en salle de lecture
Mise à disposition des instruments de recherche sur archives.valdoise.fr
Accueil de classes, du CM2 à la Terminale, par son service éducatif
Conférences, expositions en ligne...
Prêts de documents ou d'images de documents numérisées dans le cadre d'expositions (cf. modalités de réutilisation des archives)

De nombreuses ressources écrites et iconographiques viennent en complément des archives communales pour écrire l'histoire du territoire : archives préfectorales, documents cadastraux, archives notariales, cartes et plans, images anciennes ou récentes...

VI. Les Archives départementales

Les Archives départementales ont pour vocation de collecter, classer, conserver et mettre en valeur les documents qu'elles reçoivent en versement de par la loi, qu'elles intègrent en dépôt ou en don, ou encore qu'elles acquièrent.

Ces missions sont encadrées par les dispositions du Code du Patrimoine relatives aux archives.

La Direction des Archives départementales du Val-d'Oise, constituée en 1967 lors de la création du département, et passée sous la responsabilité du Conseil départemental en 1986, gère ainsi plus de 25 kilomètres linéaires d'archives et d'ouvrages de bibliothèque patrimoniale. Le document le plus ancien date du XIe siècle, le plus récent de cette année.

Gardiennes de la mémoire administrative du passé, les Archives départementales :

œuvrent au quotidien à la constitution du patrimoine de demain,
gèrent et enrichissent le patrimoine écrit et iconographique du département
fédèrent et partagent la connaissance historique du territoire et de ses habitants
conseillent et assistent les communes et intercommunalités pour une saine gestion de leur documents et données.

Découvrez la vidéo : Des archives et des hommes

VIII. Le Service des archives communales et de l'Inventaire du patrimoine (SACIP)

Le SACIP est l'interlocuteur au quotidien des collectivités pour tout ce qui relève des archives et du patrimoine bâti.

Il renseigne toutes les collectivités qui ont besoin d'informations : conditions de conservation, données à garder, organisation des archives, mises à disposition du public…. Il assure la collecte et le traitement des archives des communes de moins de 2000 habitants.

Le pôle Inventaire du patrimoine a quant à lui pour mission d'étudier, recenser et faire connaître le patrimoine bâti du département, en suivant la méthode scientifique d'étude et de description des bâtiments. Il conserve une documentation importante élaborée depuis les années 1970 et poursuit sa mission de collecte et de connaissance.